Hos Tre Stiftelser bor sammanlagt 380 personer med biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen. Verksamheten bedriver omsorg, vård och service med inriktning mot somatik, geropsykiatri och demens. De har totalt 380 heltidsanställda vilket inkluderar all personal inom omsorg, vård, fastighet, städ, kök och restaurang samt administration. 

Inräknat vikarier och semesterpersonal arbetar 700 personer i verksamheten, vilket kräver mycket personaladministration. År 2017 inleddes därför ett automatiseringsprojekt tillsammans med Bitoreq, som stöd till chefer och HR.  

I takt med att vi förstod vilka möjligheter som erbjöds hittade vi förutsättningar i vår verksamhet att skapa bra lösningar och bättre arbetsvillkor för chefer och medarbetare. På så sätt avskaffade vi en del tråkiga arbetsuppgifter, säger Johan Rindeborg, administrativ chef på Tre Stiftelser.

All personal stämplade tidigare sin arbetstid, som sedan attesterades av en chef. Attestering identifierades som en bra första uppgift att automatisera då den berörde alla chefer, hade stor volym och var regelstyrd. Dessutom ansågs det som meningslöst arbete att belasta en så kvalificerad arbetsgrupp med. Piloten inleddes våren 2018, implementerades på hösten, och körs nu i full skala.

Vi märkte effekt redan från dag ett. En del av den negativa upplevelsen för cheferna har försvunnit. Det som blir kvar är det som kräver uppmärksamhet från dem och kanske annars hade dolt sig i den stora mängden. Vi hittar fel lättare nu, säger Johan Rindeborg. 

Nästa projekt blev att automatisera månadsrapporterna som innehöll budget, arbetstid, avvikande händelser med mera. Robin, Bitoreqs egna robot för automatisering, var redan användare i systemet och ombads automatisera rapporterna och dessutom göra dem veckovis. 

Månadsrapporterna var väldigt tidskrävande att ta fram och de anställda mindes inte alltid vad som hade hänt under föregående månad när de skulle analysera resultatet. Robin, som är tre gånger så snabb som en medarbetare, gör att vi kan följa upp och stämma av oftare och på så sätt höja kvaliteten på verksamheten, säger Johan. 

Det tredje arbetsflödet som Tre Stiftelser automatiserade tillkom för att avlasta lönekontoret. För varje person som anställs läggs information upp i ett antal olika system för lönehantering, tidrapportering, pensionssystem med mera. I och med personalbristen inom vården är det viktigt att snabbt kunna teckna anställningsavtal för att säkra kvaliteten på verksamheten. Detta är speciellt viktigt inför sommaren och hösten då Tre Stiftelser har extra hög arbetsbelastning och HR-avdelningen tidigare haft svårt att hantera alla anställningsärenden. Tidigare hade Tre Stiftelser en målbild på 5-7 arbetsdagar för att få ett undertecknat anställningsavtal. Nu har de ändrat det till 24 timmar med hjälp av elektroniska avtal och signering som Robin hanterar.

Cheferna är väldigt positiva. Jag har inte hört ett ont ord om Robin ännu, vilket nästan är unikt. Det är inte så många system som har klarat sig utan kritik. Det brukar alltid vara något. En del av det är att Robin agerar som en lydig medarbetare och använder befintliga system som en vanlig användare. Mycket handlar om att ta bort stress, säger Johan. 

Tre Stiftelser började automatisera något som var enkelt, inte behövde något beslutsfattande och hade stor volym, för att sedan gå över till mer avancerade processer. Tre Stiftelser fortsätter sin automatiseringsresa och låter all personal komma med förslag.

Vi kan efter hand lägga mer och mer krav på att Robin ska vara smart. Om ett år tror jag att vi kommer ha två till tre saker till som Robin arbetar med, säger Johan.